Canal de Dénonciation

Afin de mettre en œuvre la procédure de Dénonciation, qui est régie par la loi 93/2021, il est important de définir des règles fonctionnelles qui permettent la création de canaux d’alerte dans les entreprises.

L’acte de dénonciation est considéré comme pertinent pour accueillir les comportements visant à sanctionner de manière impartiale et impartiale des comportements considérés comme illégaux, frauduleux ou corrompus.

Les principaux objectifs de la création de la politique et de la procédure de dénonciation sont les suivants:

• Définir les principes directeurs des procédures de réception, de traitement, d’enregistrement et de stockage des signalements d’irrégularités;
• Assurer la possibilité d’admettre les signalements anonymes d’irrégularités;
• Veiller à l’adoption de mesures préventives pour éviter les actes incorrects ou irréguliers.

Caractéristiques du processus mis en œuvre :

1 - Mettre en place un canal de dénonciation sécurisé qui protège également l'anonymat.

2 - Veiller à ce que tous les employés sachent comment signaler les irrégularités dont ils ont connaissance et à ce qu'ils connaissent la politique interne dans ce domaine, en respectant pleinement le code de conduite.  

3 - Dans les quatre-vingt-dix jours, les organisations doivent répondre au processus de dénonciation et en assurer le suivi. Ce processus doit être souple, clair et objectif afin que le dénonciateur sache que les faits signalés sont analysés et que les mesures nécessaires sont prises pour les résoudre. Les organisations doivent également tenir leurs employés informés des conséquences d'une violation des règles à l'origine de la plainte, ainsi que de l'évolution de la procédure.  

4 - S'assurer que les organisations qui reçoivent la plainte ont les moyens de protéger le dénonciateur qui agit de "bonne foi", notamment contre les représailles telles que le licenciement, la suspension, l'humiliation, l'intimidation ou d'autres sanctions telles que le refus d'aide ou les évaluations négatives des performances sans justification. La procédure générale doit donc garantir  

a) la création et la mise en œuvre d'un canal de dénonciation externe dans les entreprises afin de mettre en place un mécanisme de dépôt et de suivi des plaintes en toute sécurité ;

b) l'exhaustivité, l'intégrité et la conservation des plaintes ;

c) la confidentialité de l'identité ou de l'anonymat des plaignants, ainsi que de l'identité des tiers mentionnés dans la plainte ;  

d) la prévention de l'accès non autorisé aux informations en question ;

e) l'indépendance, l'impartialité, la confidentialité, la protection des données, le secret et l'absence de conflits d'intérêts entre les personnes et les services désignés pour recevoir et traiter les rapports ;

f) la suppression immédiate de toutes les données à caractère personnel qui ne sont pas pertinentes pour le traitement du rapport. 

1 - PLAINTES

Les plaintes sont soumises par écrit en remplissant le formulaire disponible sur le site web de l'entreprise ou par courrier électronique, de manière anonyme ou avec identification du plaignant.  

Le canal de dénonciation de l'entreprise peut être utilisé gratuitement, 24 (vingt-quatre) heures sur 24, 7 (sept) jours sur 7, par le biais des canaux de contact suivants :

Site web : https://www.castelhana.pt/canal-de-denuncia

Courriel : florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt  

Le dénonciateur doit remplir le formulaire par ordinateur ou par écrit en envoyant l'incident à l'adresse électronique florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt, qui est exclusivement destinée à recevoir des communications à ce sujet et à être consultée par les personnes responsables dans ce domaine. Le formulaire peut être anonymisé et les informations permettant de déterminer l'identité du dénonciateur sont restreintes et réservées aux personnes qui reçoivent et traitent les rapports.  

Le responsable de la gestion de la communication et de l'information travaille dans le secteur de la gestion et a une connaissance approfondie de l'organisation de l'entreprise et de ses valeurs.

L'identité du dénonciateur ne peut être divulguée que :

• pour satisfaire à une obligation légale ou à une décision de justice ;
• après avoir informé le dénonciateur par écrit des raisons de la divulgation des données, à moins que cette communication ne mette en péril des enquêtes ou des procédures judiciaires.

Protection des dénonciateurs :

Les dénonciateurs qui signalent ou divulguent publiquement des infractions bénéficient d'une protection juridique s'ils le font de bonne foi et s'ils ont de sérieuses raisons de croire que les informations qu'ils rapportent sont vraies. La loi interdit les actes de représailles à l'encontre des dénonciateurs. Sont considérés comme des actes de représailles les actes ou omissions, y compris les menaces et les tentatives d'actes ou d'omissions, qui, directement ou indirectement, dans un contexte professionnel et motivés par la plainte interne ou externe du dénonciateur ou par la divulgation publique de l'infraction, causent ou peuvent causer au dénonciateur, de manière injustifiée, un préjudice pécuniaire ou moral.

Responsabilité du dénonciateur :

• Le signalement ou la divulgation publique d'une infraction, conformément aux exigences de la présente loi, ne constitue pas en soi un motif de responsabilité disciplinaire, civile, délictuelle ou pénale du dénonciateur.
• Sans préjudice des régimes de secret protégés par les dispositions de l'article 3, paragraphe 3, le dénonciateur qui signale ou divulgue publiquement une infraction conformément aux exigences imposées par la présente loi n'est pas responsable de la violation des restrictions à la communication ou à la divulgation d'informations contenues dans le signalement ou la divulgation publique.
• Le dénonciateur qui signale ou divulgue publiquement une infraction conformément aux exigences imposées par la présente loi n'est pas responsable de l'obtention ou de l'accès à l'information qui a motivé le signalement ou la divulgation publique, sauf dans les cas où l'obtention ou l'accès à l'information constitue un délit pénal.
• Les dispositions des points précédents sont sans préjudice de la responsabilité éventuelle des dénonciateurs pour des actes ou des omissions sans rapport avec le signalement ou la divulgation publique, ou qui ne sont pas nécessaires au signalement ou à la divulgation publique d'une infraction en vertu de la présente loi.

2 - TRAITEMENT DE LA PLAINTE

Une fois la plainte reçue, il est nécessaire de passer à la phase d'enquête et il existe une procédure de suivi de la plainte.

La personne chargée de ce circuit analyse le contenu de la plainte et les documents qui l'accompagnent, et dispose de l'autonomie nécessaire pour demander à l'organisation les documents et les informations qu'elle juge nécessaires pour mener à bien cette analyse de manière complète et exhaustive.

Une fois l'analyse effectuée, la personne responsable doit rédiger un rapport décrivant les actions entreprises et les conclusions tirées, en conservant ce rapport exclusivement pour elle-même et en veillant à ce qu'aucun tiers n'y ait accès, que ce soit sur papier (lorsqu'il est imprimé) ou sur ordinateur.

Les personnes chargées de gérer cette procédure gèrent également le courrier électronique consacré à ce sujet.  

Les étapes essentielles de ce circuit sont les suivantes :  

Enregistrement : le lanceur d'alerte enregistre sa plainte sur un formulaire accessible sur le site web de l'entreprise, ou alternativement en envoyant l'information à florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt.  

Analyse et traitement : les plaintes reçues sont introduites dans un dossier informatique réservé dans le système, ainsi que dans un dossier de documents à accès réservé, suivies du déroulement des opérations, de l'analyse et des conclusions.  

Conclusion et archivage : les personnes habilitées à le faire analysent et documentent la conclusion de la plainte par le biais d'un courrier électronique adressé exclusivement au plaignant.  

3 - ACCOMPLISSEMENT DE LA PROCÉDURE

Le dénonciateur est informé à tout moment au cours du processus de l'état des mesures prises et est informé de la décision prise jusqu'à 90 jours après la réception de la plainte par courrier électronique florbelarocha@castelhana.pt | vascocleto@castelhana.pt.

Les amendes pour non-respect de la loi sur la protection des dénonciateurs sont divisées en sanctions très graves et graves.

Empêcher le dépôt ou le suivi d'une plainte constitue une infraction très grave punie d'une amende de 1 000 euros à 25 000 euros si l'auteur est une personne physique, ou de 10 000 euros à 250 000 euros si l'auteur est une personne morale.

Ne pas disposer d'une voie de signalement externe, ou proposer une telle voie sans les garanties nécessaires, constitue une infraction administrative grave punie d'une amende de 500 à 12.500 euros si l'agent est une personne physique, ou de 1.000 à 125.000 euros si l'agent est une personne morale.

Castelhana, en lien étroit avec sa vision et sa mission, s'engage à mener ses activités conformément aux principes suivants :  

Intégrité et transparence absolue dans la conduite des affaires.  

Unité et respect dans les relations avec les clients, les partenaires et les fournisseurs.  

Efficacité dans les processus de planification et d'exécution.  

Initiative et proactivité dans toutes les situations, qualité des produits et des services et engagement envers le client.

En raison de l'évolution de la dynamique sociale et juridique, ce document a le même caractère et sera modifié le cas échéant. Sa première version sera formalisée le 07 juillet 2023, et toute l'équipe en sera informée par les moyens appropriés.